Підписуйтесь та отримуйте корисну інформацію одразу ж на свою пошту.

Планування робочого дня

Вітаю вас, шановні друзі. У попередньому матеріалі я почав розповідати про те, що таке тайм менеджмент. Сьогодні ми продовжимо нашу розмову про управління робочим часом і я розкажу про планування робочого дня .

У цій публікації я постараюся досить детально розписати, як грамотно і ефективно розподілити усі свої справи на конкретний день, тобто опишу, як повинне відбуватися планування робочого дня. Що ж,давайте розглянемо основні етапи планування робочого часу.

планування робочого дня

планування робочого дня

1. Планування робочого дня розпочинається із вечора. Планування робочого дня краще всього розпочинати іще з вечора. Увечері необхідно скласти приблизний список справ, які вам потрібно зробити завтра. Чому приблизний? Тому що вранці ви обов’язково згадаєте про ще інші ,не менш важливі справи, або ж час внесе свої корективи.

2. Уранці затверджуємо точний план дій на день. Оскільки приблизний план вже складений із вечора, то багато часу це не займе. Просто внесіть в наявний план дій деякі корективи або ж додайте нові пункти при необхідності. Здійснюючи планування робочого часу, дуже важливо потурбуватися про те, щоб план ваших дій був реально здійсненним і максимально наближеним до життєвих і робочих реалій. Для цього обов’язково врахуйте наступні моменти:

• У добі всього 24 години, з них 8 годин ви обов’язково повинні витратити на сон (оскільки для максимальної працездатності вам потрібний здоровий спосіб життя, що включає здоровий сон).

• Вам потрібний час і для того, щоб витратити його на себе і своїх близьких. Не варто старатися по максимуму віддавати увесь свій час роботі, швидше — навпаки.

• Вам потрібний час на відпочинок і їду. Без цього- ніяк.

• Практично завжди у вас виникатимуть певні, але термінові справи, як робочого, так і особистого характеру, які також зажадають часу, тому здійснюючи планування робочого часу, не забудьте виділити час і на непередбачені справи.

3. Розставляємо пріоритети. Грамотне планування робочого дня обов’язково повинно включати розставлення пріоритетів. Це означає, що ви повинні розділити усі заплановані справи за критеріями терміновості та важливості.

• В першу чергу заплануйте ті справи, які чітко розподілені за часом :
призначені зустрічі, наради, конференції і так далі.

• Потім розпочніть планування свого робочого дня з найбільш важливих і термінових справ, розподіляючи справи з ранку до вечора в міру зменшення їхньої терміновості та важливості.

• Здійснюючи планування робочого часу, не забудьте виділити час на обід і відпочинок, оскільки без цього ваша працездатність буде низькою, і ви не зможете працювати із максимальною ефективністю. Наприклад, на кожну годину роботи плануйте 5­ 10 хвилин відпочинку — таке поєднання визнане оптимальним.

4. Фіксуємо отриманий план дій в письмовому або електронному виді. Складений план справ має бути обов’язково зафіксований письмово. Інакше ви ніяк не зможете контролювати його виконання. Якщо у вас робота «на ногах», то заведіть для цих цілей щоденник, якщо ж ви працюєте за комп’ютером, то зручно використовувати різні додатки­органайзери. Наприклад, із стандартних програм для цих цілей оптимально підійде Microsoft Outlook — він вчасно видаватиме вам нагадування про необхідність зробити ту чи іншу дії.

Якщо ви не складатимете письмовий або електронний план заходів, ви просто можете «запрацюватися», відволіктися і забути зробити щось надзвичайно важливе. До того ж письмово зафіксований план дій психологічно сприяє збільшенню відповідальності за його виконання. Планування робочого часу , зафіксоване у вашому плані заходів, повинно включати передбачуваний час початку і закінчення кожної справи (включаючи відпочинок, обід та особисті справи).

5. Діємо згідно з наміченим планом. Коли план складений, приступаємо до того, заради чого ми, власне і здійснювали планування робочого дня — до виконання поставлених завдань. Звичайно, ідеальна ситуація (коли все піде за планом) на практиці зустрічається не так часто. У більшості випадків ви почнете «вибиватися» зі свого плану і ось тут дуже важливо поводити себе правильно.

Якщо ви вибилися з плану — не варто нервувати або лаяти себе: цим ви зробите тільки гірше. Необхідно просто оперативно оцінити, скільки у вас ще залишилося справ ,скільки часу, наново розставити пріоритети і перебудувати план, включивши в нього найбільш важливі і термінові справи. Якщо ви здійснюєте планування в комп’ютерних програмах (той же Outlook), то просто перенесіть прострочені завдання на інший час, це робиться буквально за декілька секунд.

6. Аналізуємо, наскільки ви виконали план заходів. В кінці робочого дня у вас обов’язково має бути виділена невелика кількість часу ( п’яти хвилин зазвичай вистачає) на аналіз результатів своєї роботи і підведення підсумків дня. Це можна робити різними методами, наприклад, виставляти собі оцінки за кожну дію по 10­бальній шкалі, або просто відмічати повністю виконані справи галочками, недовиконані- плюсами, а зовсім не виконані- мінусами.

Ви можете вибрати або ж виробити для себе той метод оцінки результатів, який буде вам найбільш зручний. Найголовніше, що ви повинні побачити свої сильні і слабкі місця за цей день: де ви спрацювали максимально ефективно, а де, відверто кажучи, схалтурили і зробити з цього висновки.

7. Переходимо до пункту 1, тобто, здійснюємо планування наступного робочого дня.

Що ж, я описав основні етапи планування робочого дня. На перший погляд може здатися, що планування робочого часу — це щось занадто складне, незрозуміле і тривале, воно тільки забирає цей дорогоцінний час. Проте це абсолютно не так. Можливо, спочатку планування дня відбуватиметься важкувато і тривало, проте дуже швидко цей процес налагодиться і стане корисною звичкою, я б навіть сказав, корисною фінансовою звичкою, оскільки це,напевно, знайде відображення у збільшенні ваших доходів.

Що стосується виконання складеного плану, то тут можна провести хорошу аналогію із колесом. Уявіть собі, що ви котите колесо. Якщо ви котите його занадто повільно- воно вилятиме з одного боку в інший і дуже швидко може завалитися, вам доведеться докладати істотних зусиль, щоб утримувати його в рівновазі і не дати йому впасти. Якщо ж ви відразу добре його розженете — воно котитиметься швидко і прямо, без серйозних зусиль з вашого боку. Те ж саме можна сказати і про виконання поставленого плану : дайте йому хороший поштовх, хороший розгін і далі все відбуватиметься майже автоматично. Якщо ж ви із самого початку зволікатимете і тягнутимете, то ваш план, подібно до колеса, швидко завалиться.

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.


Оставить комментарий

При використанні матеріалів сайту посилання на Invest-Program.com.ua обов'язкове. Design by Prostorunet