Підписуйтесь та отримуйте корисну інформацію одразу ж на свою пошту.

Записи с меткой: тайм менеджент

Планування робочого дня

Вітаю вас, шановні друзі. У попередньому матеріалі я почав розповідати про те, що таке тайм менеджмент. Сьогодні ми продовжимо нашу розмову про управління робочим часом і я розкажу про планування робочого дня .

У цій публікації я постараюся досить детально розписати, як грамотно і ефективно розподілити усі свої справи на конкретний день, тобто опишу, як повинне відбуватися планування робочого дня. Що ж,давайте розглянемо основні етапи планування робочого часу.

планування робочого дня

планування робочого дня

1. Планування робочого дня розпочинається із вечора. Планування робочого дня краще всього розпочинати іще з вечора. Увечері необхідно скласти приблизний список справ, які вам потрібно зробити завтра. Чому приблизний? Тому що вранці ви обов’язково згадаєте про ще інші ,не менш важливі справи, або ж час внесе свої корективи.

2. Уранці затверджуємо точний план дій на день. Оскільки приблизний план вже складений із вечора, то багато часу це не займе. Просто внесіть в наявний план дій деякі корективи або ж додайте нові пункти при необхідності. Здійснюючи планування робочого часу, дуже важливо потурбуватися про те, щоб план ваших дій був реально здійсненним і максимально наближеним до життєвих і робочих реалій. Для цього обов’язково врахуйте наступні моменти:

• У добі всього 24 години, з них 8 годин ви обов’язково повинні витратити на сон (оскільки для максимальної працездатності вам потрібний здоровий спосіб життя, що включає здоровий сон).

• Вам потрібний час і для того, щоб витратити його на себе і своїх близьких. Не варто старатися по максимуму віддавати увесь свій час роботі, швидше — навпаки.

• Вам потрібний час на відпочинок і їду. Без цього- ніяк.

• Практично завжди у вас виникатимуть певні, але термінові справи, як робочого, так і особистого характеру, які також зажадають часу, тому здійснюючи планування робочого часу, не забудьте виділити час і на непередбачені справи.

3. Розставляємо пріоритети. Грамотне планування робочого дня обов’язково повинно включати розставлення пріоритетів. Це означає, що ви повинні розділити усі заплановані справи за критеріями терміновості та важливості.

• В першу чергу заплануйте ті справи, які чітко розподілені за часом :
призначені зустрічі, наради, конференції і так далі.

• Потім розпочніть планування свого робочого дня з найбільш важливих і термінових справ, розподіляючи справи з ранку до вечора в міру зменшення їхньої терміновості та важливості.

• Здійснюючи планування робочого часу, не забудьте виділити час на обід і відпочинок, оскільки без цього ваша працездатність буде низькою, і ви не зможете працювати із максимальною ефективністю. Наприклад, на кожну годину роботи плануйте 5­ 10 хвилин відпочинку — таке поєднання визнане оптимальним.

4. Фіксуємо отриманий план дій в письмовому або електронному виді. Складений план справ має бути обов’язково зафіксований письмово. Інакше ви ніяк не зможете контролювати його виконання. Якщо у вас робота «на ногах», то заведіть для цих цілей щоденник, якщо ж ви працюєте за комп’ютером, то зручно використовувати різні додатки­органайзери. Наприклад, із стандартних програм для цих цілей оптимально підійде Microsoft Outlook — він вчасно видаватиме вам нагадування про необхідність зробити ту чи іншу дії.

Якщо ви не складатимете письмовий або електронний план заходів, ви просто можете «запрацюватися», відволіктися і забути зробити щось надзвичайно важливе. До того ж письмово зафіксований план дій психологічно сприяє збільшенню відповідальності за його виконання. Планування робочого часу , зафіксоване у вашому плані заходів, повинно включати передбачуваний час початку і закінчення кожної справи (включаючи відпочинок, обід та особисті справи).

5. Діємо згідно з наміченим планом. Коли план складений, приступаємо до того, заради чого ми, власне і здійснювали планування робочого дня — до виконання поставлених завдань. Звичайно, ідеальна ситуація (коли все піде за планом) на практиці зустрічається не так часто. У більшості випадків ви почнете «вибиватися» зі свого плану і ось тут дуже важливо поводити себе правильно.

Якщо ви вибилися з плану — не варто нервувати або лаяти себе: цим ви зробите тільки гірше. Необхідно просто оперативно оцінити, скільки у вас ще залишилося справ ,скільки часу, наново розставити пріоритети і перебудувати план, включивши в нього найбільш важливі і термінові справи. Якщо ви здійснюєте планування в комп’ютерних програмах (той же Outlook), то просто перенесіть прострочені завдання на інший час, це робиться буквально за декілька секунд.

6. Аналізуємо, наскільки ви виконали план заходів. В кінці робочого дня у вас обов’язково має бути виділена невелика кількість часу ( п’яти хвилин зазвичай вистачає) на аналіз результатів своєї роботи і підведення підсумків дня. Це можна робити різними методами, наприклад, виставляти собі оцінки за кожну дію по 10­бальній шкалі, або просто відмічати повністю виконані справи галочками, недовиконані- плюсами, а зовсім не виконані- мінусами.

Ви можете вибрати або ж виробити для себе той метод оцінки результатів, який буде вам найбільш зручний. Найголовніше, що ви повинні побачити свої сильні і слабкі місця за цей день: де ви спрацювали максимально ефективно, а де, відверто кажучи, схалтурили і зробити з цього висновки.

7. Переходимо до пункту 1, тобто, здійснюємо планування наступного робочого дня.

Що ж, я описав основні етапи планування робочого дня. На перший погляд може здатися, що планування робочого часу — це щось занадто складне, незрозуміле і тривале, воно тільки забирає цей дорогоцінний час. Проте це абсолютно не так. Можливо, спочатку планування дня відбуватиметься важкувато і тривало, проте дуже швидко цей процес налагодиться і стане корисною звичкою, я б навіть сказав, корисною фінансовою звичкою, оскільки це,напевно, знайде відображення у збільшенні ваших доходів.

Що стосується виконання складеного плану, то тут можна провести хорошу аналогію із колесом. Уявіть собі, що ви котите колесо. Якщо ви котите його занадто повільно- воно вилятиме з одного боку в інший і дуже швидко може завалитися, вам доведеться докладати істотних зусиль, щоб утримувати його в рівновазі і не дати йому впасти. Якщо ж ви відразу добре його розженете — воно котитиметься швидко і прямо, без серйозних зусиль з вашого боку. Те ж саме можна сказати і про виконання поставленого плану : дайте йому хороший поштовх, хороший розгін і далі все відбуватиметься майже автоматично. Якщо ж ви із самого початку зволікатимете і тягнутимете, то ваш план, подібно до колеса, швидко завалиться.

Тайм менеджмент – управління робочим часом

У цій публікації я розповім вам про те, що таке тайм менеджмент і чому управління робочим часом таке важливе для успішної і ефективної діяльності будь-якої людини. Численними дослідженнями не раз доведено, що проблема неефективності робочого процесу у більшості випадків пов’язана із невмінням або ж небажанням планувати свій робочий день. Саме тому тайм менеджменту сьогодні присвячено безліч книг, курсів, семінарів, публікацій й усі вони ставлять перед собою одну мету: навчити людину грамотно управляти своїм часом. Отож, що таке тайм менеджмент і для чого потрібне управління робочим часом?

Тайм менеджмент (з англ. time managment) — це управління часом. Як відомо, час — це обмежений людський ресурс, його завжди не вистачає. Плин часу ніяк не можна зупинити або ж замінити, тому залишається тільки використати даний нам час максимально ефективно. Тайм менеджмент — це і є планування і максимально ефективне використання наявного часу.

тайм менеджментСама наука управління часом тайм менеджмент виникла відносно нещодавно: у кінці минулого століття. На сьогодні планування робочого часу стало вже сталою практикою у більшості установ розвинених країн, а також все більше починає впроваджуватися і в принципи роботи вітчизняних підприємств.

Існує помилкова думка, що планування часу потрібне тільки керівникам або ж тільки людям, які не здатні справлятися із поставленими завданнями. Насправді ж тайм менеджмент не завадить нікому: і керівникові, і його співробітникові, і підприємцю, інвесторові і, нарешті, навіть не працюючому взагалі. Нас же в першу чергу цікавитиме саме управління робочим часом керівника, фахівця, бізнесмена, самозанятої людини або інвестора, тобто, тих людей, перед якими щодня стоять певні завдання, що вимагають грамотного і ефективного виконання в поставлений термін, від точної і своєчасної реалізації яких залежить особистий дохід, активний або пасивний дохід.

Практично всі дії будуть точнішими, правильнішими, більш ефективними та успішнішими, якщо вони будуть ретельно сплановані. Управління часом дозволяє планувати свій робочий і особистий час, тим самим, істотно підвищуючи успішність і ефективність виконання усіх завдань, що стоять перед вами.

Напевно багато хто помічав якщо не за собою, то за іншими постійну «перевантаженість» роботою, вічне «невстигання», вічний поспіх і тому подібне. У таких «зовсім не успішних» людей постійно немає часу навіть на обід, вони перекушують на ходу і традиційно залишаються на роботі після закінчення робочого часу ще як мінімум на годину­дві, щоб доробити все, що не встигли упродовж робочого дня, або ж, якщо є така можливість, беруть роботу додому. Як наслідок, такі люди стають нервовими, постійно впадають в паніку, відчувають дискомфорт, часто повертаються додому з роботи «як вичавлений лимон» з єдиною думкою про сон. Вони ненавидять свою роботу і ходять туди тільки заради грошей. Періодично у цих людей може спостерігатися апатія до всього і депресія, іноді вони можуть привести навіть до серйозних психічних розладів.

Якщо запитати таку людину, що заважає йому повертатися з роботи вчасно, скоріш за все він почне звинувачувати в цьому начальника­тирана, який вішає на нього все, що тільки можна. Часто це дійсно правда. Проте мало хто зізнається (в першу чергу — собі) в тому, що не уміє грамотно і ефективно управляти своїм часом, не використовує тайм менеджмент у своїй повсякденній практиці. Цей фактор теж є дуже важливою причиною виникнення подібних ситуацій.

Управління робочим часом являється, на мій погляд, оптимальним способом виходу із стану «нічого не встигаю» і підвищення ефективності свого робочого процесу. Щоб переконатися в цьому, просто подивіться по сторонах: напевно у вашому оточенні(колективі) є людина, яка за той же час встигає зробити більше справ, ніж ви, при цьому вспіває вчасно обідати, відпочивати, йти з роботи, ніколи не носиться, як божевільний і при цьому працює набагато ефективніше. Така людина веде більш грамотне управління часом, навіть якщо вона не замислюється про це, це відбувається автоматично. В даному випадку така людина має бути для вас хорошим прикладом для наслідування.

Тайм менеджмент дозволяє істотно збільшити особисту продуктивність праці, грамотно розподілити усі завдання на першочергові та менш важливі, вивільнити більше часу за рахунок виключення абсолютно непотрібних справ. Коли людина веде чітке планування робочого часу, у неї зникає уся непотрібна метушня, з’являється вільний час для особистих потреб. Дослідження показують, що люди, котрі добре освоїли тайм менеджмент, здатні вивільнити цілу третину часу, тоді як раніше їм його просто бракувало!

Сподіваюся, у мене вийшло переконати вас в тому, управління робочим часом — це необхідність. Що ж, тоді напевно у вас повинні виникнути питання: що необхідно робити, щоб освоїти тайм менеджмент, з чого почати управління своїм часом?

Відразу хочу відмітити, що навчитися плануванню робочого примусовочасу дуже складно. Наприклад, дуже часто начальники намагаються насильно змусити своїх підлеглих планувати свій робочий день, змушують їх заповнювати різноманітні органайзери, вести облік свого робочого часу, що викликає у співробітників тільки ще більший негатив, а до цих завдань вони намагаються підійти формально, сприймаючи їх, як чергове зайве навантаження.

Тому, щоб освоїти тайм менеджмент, необхідно, передусім, захотіти. Управління робочим часом включає 4 основні завдання:

1. Планування робочого дня.
2. Оптимізація робочого часу.
3. Облік робочого часу.
4. Самомотивація.

Так, щоб навчитися плануванню робочого часу, необхідно поступово освоїти усі ці найважливіші складові тайм менеджменту. Управлінню часом, як і управлінню особистими фінансами, не можна навчитися миттєво. Прочитавши сьогодні цю публікацію, завтра ви не прокинетеся професіоналом в області тайм менеджменту. Грамотне управління робочим часом вимагає певної покрокової підготовки, не лишень теоретичного, але і практичного характеру. На це потрібно буде витратити певну кількість того самого часу, яким ви вирішили навчитися управляти.

Що ж, це була перша, ввідна інформація по цій темі, в якій я розповів, що таке тайм менеджмент і пояснив необхідність управління робочим часом . У подальших публікаціях я детальніше зупинюся на окремих складових тайм менеджменту.

При використанні матеріалів сайту посилання на Invest-Program.com.ua обов'язкове. Design by Prostorunet