Підписуйтесь та отримуйте корисну інформацію одразу ж на свою пошту.

Записи с меткой: тайм менеджмент

Як розставити пріоритети?

У цій статті я маю намір проаналізувати всю ключову інформацію про те, як розставити пріоритети. Правильна розстановка пріоритетів відіграє дуже важливу роль в житті будь-якої людини, вона важлива у всіх сферах людської життєдіяльності та в житті в цілому. Правильно розставлені пріоритети дозволяють досягти великих успіхів у будь-якій справі, реалізувати всі свої життєво важливі цілі та мрії.

Розстановка пріоритетів — це один із найважливіших інструментів тайм -менеджменту — мистецтва управління часом. Дуже часто люди нічого не встигають, не виконують заплановані справи, не досягають поставлених цілей тільки тому, що не знають, як правильно розставити пріоритети. Вони кидаються виконувати всі справи одночасно і в результаті не можуть виконати якісно жодну з них, тим більше — найважливіші і найбільш необхідні справи.

розставити пріоритети

розставити пріоритети

Уникнути цієї помилки і суттєво підвищити особисту ефективність допоможе правильна розстановка пріоритетів. Для початку давайте розберемося, що це таке. Розстановка пріоритетів — це сортування всіх поставлених завдань за ступенем важливості, для того щоб виконувати їх в порядку черговості і для того, щоб найважливіші, найбільш пріоритетні справи завжди виконувалися в першу чергу і були виконані.

На перший погляд, нічого складного. Але на практиці все не так просто … Якщо ви часто не встигаєте зробити щось важливе, якщо ви постійно відкладаєте важливі справи на потім, якщо ви постійно хапається за кілька справ відразу — вам однозначно варто задуматися про те, як правильно розставити пріоритети. І далі я запропоную вам для цього цілий ряд інструментів різного ступеня ефективності, з яких ви зможете вибрати і використовувати ті, що сподобаються і підійдуть конкретно вам.

Отже, розглянемо різнопланові методи розстановки пріоритетів. Деякі з них я вже більш детально розписував в інших статтях, тому буду давати посилання — переходьте по ним, щоб ознайомитися детальніше.

1) Матриця Ейзенхауера. Дуже популярний і ефективний спосіб правильно розставити пріоритети, який активно обговорюється в різній літературі, на семінарах та тренінгах особистісного зростання. Суть цього методу полягає в тому, щоб розподілити всі необхідні завдання за двома критеріями: за ступенем важливості і ступенем терміновості. Таким чином, виходить свого роду матриця — таблиця, в якій пріоритетність виконання справ знижується від лівого верхнього кута до правого нижнього. Застосовуючи матрицю Ейзенхауера, можна практично повністю виключити ймовірність того, що не буде виконано яка-небудь важлива і термінова справа, а це вже не мало.

2) Складання списків справ. Багато людей, думаючи про те, як розставити пріоритети, користуються саме цим методом, тому що він дуже простий, зрозумілий та доступний. Суть полягає в тому, щоб планувати свій час шляхом складання списків справ і виконання справ із цього списку. При цьому найважливіші справи повинні ставитися на початку списку і далі- у напрямку зниження пріоритетності. Щоб складання списків з метою розстановки пріоритетів було максимально ефективним, слід дотримуватися ряду правил.

3) Правило Парето. Розставити пріоритети правильно можна і за допомогою знаменитого правила (або закону) Парето. Суть його в тому, що лише 20% зусиль приносять 80% результату і навпаки: 80% зусиль приносять тільки 20% результату.

Розстановка пріоритетів у цьому випадку дуже проста: потрібно виділити свої 20% найефективніших справ (на основі аналізу вже наявних даних) і сконцентрувати свої зусилля саме на них. Вони будуть для вас найбільш пріоритетними, а все решта 80% — вторинними. Детальніше про дію цього закону і його застосування можна прочитати в статті «Закон Парето».

4) Квадрат Декарта. Досить складний метод розстановки пріоритетів, що вимагає більше часових та розумових затрат, в порівнянні з іншими, але зате і більш точний, більш ефективний. Найкраще використовувати цей спосіб для розстановки пріоритетів у глобальному плані, наприклад, на рік, на кілька років або навіть на все життя. Для щоденного планування він буде незручний.

Як застосовувати даний метод для планування? Потрібно кожну свою мету розглянути з чотирьох сторін: що буде, якщо я це зроблю? Що буде, якщо я це не зроблю? Чого не буде, якщо я це зроблю? Чого не буде, якщо я це не зроблю? Кожній вашій відповіді можна додати певну вагу і за сумою цих ваг розставити пріоритети своєї діяльності: від більшої до меншої.

5) Метод АBC. Дуже спрощений, а тому доступний спосіб розстановки пріоритетів, який полягає в розподілі всіх своїх справ на 3 категорії важливості: A — дуже важливі; B — не дуже важливі; C- зовсім не важливі. Відповідно, справи з категорії A матимуть для вас найвищий пріоритет, слідом йтимуть справи з категорії B, і в останню чергу — справи з категорії C. Незважаючи на всю свою простоту, метод ABC практично повністю виключає можливість «втратити» і не виконати важливе завдання, тому його цілком можна використовувати.

6) Олімпійська система. Розстановка пріоритетів за цим принципом відбувається шляхом послідовного попарного «змагання» — порівняння завдань з метою визначення фіналіста-переможця. Припустимо, у вас є 16 завдань (число може бути будь-яким, яке вам необхідно). Ви проводите між ними попарний «турнір» — 1/8 фіналу, вибираючи з кожної пари більш пріоритетне завдання. Залишається 8 справ — їм ви так само влаштовуєте 1/4 фіналу, в якій визначаються 4 півфіналісти.

Потім 1/2 фіналу для визначення 2 фіналістів. І, нарешті, фінал, де визначається ціль-переможець. Вона буде мати для вас найвищий пріоритет, другий півфіналіст — наступний за ступенем важливості, чверть-фіналісти — наступний і т.д..

7) Метод попарного порівняння. Цей варіант розстановки пріоритетів схожий на попередній, але трохи складніший, оскільки порівнювати завдання тут необхідно за кількома критеріями, найбільш важливими для вас. Кожному з таких критеріїв зручно надати свою вагу, припустимо, за шкалою від 1 до 5. Наприклад, ви вибираєте, куди вкласти гроші, що для вас пріоритет ніше і порівнюєте варіанти за 3 критеріям: прибутковість, доступність, ризик.

Вибираєте між 4 варіантами: банківський вклад, цінні папери, валюта, золото. Порівнюєте всі ці варіанти попарно між собою за кожним критерієм . Таким чином, у вас виходить найприбутковіший варіант, найдоступніший і найменш ризиковий. Якщо ризик для вас має найбільшу вагу, а доступність — найменшу, то головний пріоритет виходить у найменш ризикового способу, потім йде найприбутковіший, а потім — найдоступніший. Якщо за якимось критеріями результати збіглися — взагалі відмінно, «переможця» видно відразу.

8) Пріоритет взаємовпливу. При використанні цього методу розстановки пріоритетів розписуються всі завдання, які стоять перед вами і оцінюється, як їхнє виконання впливає один на одного. Наприклад, на мету «купити квартиру» впливають цілі «знайти нову роботу», «підвищити кваліфікацію», «створити джерело пасивного доходу«. Це зручно робити, намалювавши всі цілі в кружочках і з’єднавши їх між собою стрілочками. Найвищий пріоритет буде мати та мета, на яку впливає найбільша кількість інших, тобто, до якої веде найбільша кількість стрілок, і так далі.

9) Внесок в глобальні цілі. Метод розстановки пріоритетів, повністю протилежний попередньому. В цьому випадку починати варто так само, як і при методі взаємного впливу, тільки найвищий пріоритет ставиться не тій меті, до якої веде найбільша кількість стрілок, а тій, від якої відходить найбільша їх кількість. Тобто, найвищим пріоритетом буде володіти не глобальна мета, а те завдання, виконання якої сприятиме досягненню більшої кількості глобальних цілей.

10) Метод багатофакторного аналізу. Цей спосіб розставити пріоритети можна віднести до найскладніших, але і найбільш точних. Тут необхідно виділити ряд факторів, за якими ви будете порівнювати свої завдання і виставити кожній справі оцінки по кожному фактору, припустимо, за 5-ти бальной шкалою. Зручно все це оформити у вигляді таблиці, де по вертикалі будуть стояти ваші завдання, а по горизонталі — фактори оцінки. В результаті розстановка пріоритетів відбуватиметься по спадаючій сумарного балу кожного завдання.

Ну і на закінчення, кажучи про те, як розставити пріоритети, хотілося б згадати і так звані «народні методи», адже від деяких з них з’явилися всім нам відомі крилаті фрази. Звертаю вашу увагу на те, що це неправильні, неефективні методи розстановки пріоритетів, просто вирішив їх згадати, щоб показати, як не треба робити.

1) Метод мішені — робити те, що першим попадеться на очі: бачу мету — стріляю.

2) Метод скрипучого колеса — робити те, що найбільше дратує (наприклад, начальник «капає на мізки» через якесь невиконане завдання — значить, воно в найвищому пріоритеті).

3) Метод смаженого півня — вищий пріоритет — це коли вже «смажений півень клюнув», тобто, коли вже сильно притиснуло і далі відтягувати не можна.

4) Метод ледаря — в першу чергу робити те, що найпростіше, що не напружує, а складні і серйозні справи відкладати до останнього.

Також хочу нагадати вам про правило 2 хвилин, яке говорить про те, що якщо на виконання будь-якої справи потрібно менше 2 хвилин, то його слід виконати відразу, моментально. Застосування на практиці цього правила дозволить вам уникнути скупчення величезної маси невиконаних дрібних завдань.

Тепер ви знаєте, як правильно розставити пріоритети. Як бачите, методів безліч (і це ще не всі, тут зібрані лише найпопулярніші). Вибирайте, що вам більше подобається та дійте. Можна йти по принципу «від простого до складного», тобто, спочатку розставляти пріоритети якимось простішим способом, потім поступово переходити до більш складних та більш ефективних. Головне — розуміти, що розстановка пріоритетів — це дуже важливо і їй дійсно варто приділити увагу.

Самоорганізація: як управляти собою?

Сьогодні пропоную розглянути таке важливе поняття як самоорганізація або управління собою. З цієї статті ви дізнаєтеся, чому так потрібна і важлива самоорганізація, як управляти собою, які внутрішні вороги є практично у кожної людини, які прийоми і методи самоорганізації можна використовувати для їх усунення та до яких наслідків це може призвести.

Почну з пари крилатих виразів, які, на мій погляд, дуже добре відображають необхідність самоорганізації в принципі. Один китайський філософ сказав: «той, хто вміє управляти іншими, сильний, але ще сильніше той, хто вміє управляти собою!» І звідси вже вивели популярний нині вислів: «якщо ти не навчишся керувати собою, тобою будуть керувати інші!». Думаю, цим все сказано.

як управляти собою

як управляти собою

Займатися самоорганізацією, вчитися управляти собою потрібно і важливо. І щоб краще уявити, як управляти собою, давайте почнемо з теорії. Що таке самоорганізація? Все дуже просто. Самоорганізація — це вміння правильно організувати себе на виконання певних дій або досягнення певних цілей. Це досить широке поняття, яке включає в себе не просто боротьбу з лінню(хоча і це теж), а й уміння грамотно планувати свій робочий день, розставляти пріоритети, мотивувати себе і т.д.

Оскільки самоорганізація — це приблизно все те, що повинен робити керівник по відношенню до своїх підлеглих, для досягнення ними максимальних результатів роботи, то можна стверджувати, що самоорганізація — це управління собою, це той складний випадок, коли керівник і підлеглий виступають в одній особі. Управляти собою дійсно складніше, ніж керувати іншими, оскільки в людині обов’язково виникає конфлікт протиріч: керівника і підлеглого, у яких порівну голосів і кожен з яких не хоче поступатися один одному.

Управління собою багато в чому базується на виробленні вольових якостей. Але головна мета самоорганізації — звести все до того, щоб вчинення необхідних дій і досягнення цілей відбувалося не через сильні вольові зусилля, а легко і невимушено, само собою.

Зараз розглянемо основні методи самоорганізації, які можна використовувати, для того щоб навчитися керувати собою.

Метод 1. Тайм менеджмент. Перше, чим потрібно зайнятися, щоб підвищити свій рівень самоорганізації — це плануванням свого часу. Але не просто плануванням, а й виконанням намічених планів. Керувати собою і своїм часом потрібно теж грамотно. Вивчіть основні принципи тайм менеджменту і подумайте, як їх ефективніше застосувати конкретно у вашій ситуації. Управління часом — насправді дуже широке поняття, ціла наука, тому вимагає серйозного вивчення.

Метод 2. Вироблення звичок. Щоб навчитися без особливих проблем здійснювати необхідні регулярні дії, потрібно всього лиш перетворити їх в звичку, а зробити це можна, скориставшись простим правилом 21 дня — саме таку кількість днів потрібно, щоб будь-яка, навіть найненависніша дія стала звичкою. Виробляючи таким чином потрібні, корисні звички, ви істотно підвищите свій рівень самоорганізації.

Метод 3. Самомотивація. Ще один непоганий метод самоорганізації — самомотивація. Ці слова співзвучні, але їх значення відрізняються. Самомотивація — це визначення для себе певних мотивів, наявність яких посилить інтерес до виконання потрібних дій чи життя. Тут теж слід вивчити основні способи самомотивації, вирішити, які мотиви з можливих мають найбільше значення конкретно для вас і використовувати їх.

Метод 4. Коло спілкування. Успіх в самоорганізації багато в чому залежить від кола спілкування, в якому знаходиться людина. Наприклад, якщо всі колеги в одній офісної кімнаті звикли «валяти дурня», то навіть найзапекліший трудоголік, потрапивши в цей колектив, теж істотно знизить свою продуктивність праці. Тому варто формувати своє коло спілкування з людей з високим рівнем самоорганізації, у яких, на вашу думку, є, чому повчитися в цьому плані. І, навпаки, виключити спілкування з тими людьми, які не вміють керувати собою, не прагнуть до цього та ще й вас відмовляють, мовляв, кому все це потрібно.

Метод 5. Навчання інших. І останній цікавий метод самоорганізації, який я хочу розглянути — це навчання ньому когось іще. Справа в тому, що коли людина вчить інших, вона підсвідомо сама удосконалює свої знання і вміння, оскільки повинна бути грамотнішою і професійнішою за своїх учнів. А щоб когось вчити, зовсім не обов’язково влаштовуватися на роботу викладачем. Наприклад, батьки можуть навчати своїх дітей, адже для них самоорганізація теж ніколи не буде зайвою. Старші брати і сестри — молодших. Нарешті, можна за взаємною згодою зайнятися навчанням свого друга або подруги. І у всіх цих випадках ви повинні будете, перш за все, показувати особистий приклад, що матиме велику користь для вас самих.

На закінчення хочу ще раз підкреслити: самоорганізація дуже потрібна і важлива — добре запам’ятайте це. Не було б самоорганізації — не було б, наприклад, і цього сайту і багато чого іще… Ті, хто здатні керувати собою, однозначно досягнуть в житті більш вагомих успіхів, а ті, хто навіть не замислюються про це — будуть жити «як всі». Дивіться самі, що для вас цікавіше …

Тепер ви маєте певне уявлення про те, що таке самоорганізація, як управляти собою, які методи самоорганізації можна для цього використовувати. Вивчайте цю тему глибше, застосовуйте на практиці і, напевно, вже скоро ви побачите перші позитивні зміни.

Як організувати робоче місце?

Сьогодні ми поговоримо про те, як організувати робоче місце вдома. Вже ні для кого не секрет, що організація робочого місця безпосередньо впливає на ефективність роботи. На сьогоднішній день все більше людей обирають різного роду дистанційну роботу: це і штатні співробітники компаній з віддаленим робочим місцем, і фрілансери, і віддалені співробітники зарубіжних компаній.

Якщо на традиційній роботі питання оснащення робочого місця більше лежать на керівнику компанії або відділу, то організація робочого місця вдома вже на 100% залежить безпосередньо від працівника. Саме тому в його інтересах обладнати свій робочий куточок максимально ефективно, так, щоб це не заважало, а, навпаки, допомагало виконувати необхідну роботу і підвищувало її результативність.

як організувати робоче місце

як організувати робоче місце

Як організувати робоче місце вдома правильно- про це ви дізнаєтесь, прочитавши цю публікацію. Отже, перш за все, потрібно вибрати приміщення або частину приміщення для організації робочого місця. Якщо це приватний будинок або квартира з трьома і більше кімнатами — тут простіше: можна виділити окрему кімнату, зробивши з неї робочий кабінет. Але якщо місця в квартирі «і так не вистачає», що не рідкість, організувати робоче місце вдома буде складніше.

Для початку потрібно визначитися, як зручніше працювати, в якій обстановці: одному і в максимальній тиші, або поряд з іншими членами сім’ї, щоб не було нудно. Найчастіше люди вибирають перший варіант, але тут все залежить від індивідуальних особливостей людини: є й такі, для яких зручнішим буде другий.

Якщо ви відноситися до першого типу людей, то для організації робочого місця вдома найкраще буде вибрати найбільш віддалений від загальної кімнати і кухні куточок житла, наприклад, частину спальні. Дуже часто робочий кабінет будинку організовують на лоджії, звичайно ж, для цього вона повинна бути добре утеплена для роботи в зимовий період. Робочий куточок дуже бажано якось відокремити від іншої частини приміщення, навіть якщо це не окрема кімната, а тільки її частина. Наприклад, встановити перегородку з ДСП, вона може бути у вигляді полиць або стелажів, на яких ви будете зберігати робочі документи.

У квартирах, де дуже мало місця, доведеться використовувати для організації робочого місця будь-які наявні можливості. Наприклад, облаштувати його прямо посередині великої шафи, або в якості робочого столу, використовувати широке підвіконня. Якщо ви працюєте за комп’ютером, то, щоб заощадити місце, можна використовувати ноутбук замість стаціонарного системного блоку, монітора, клавіатури і купи проводів.

Настійно рекомендую не економити на такому важливому елементі робочого місця як крісло. Від того, наскільки зручно вам буде сидіти, залежатиме не тільки ефективність вашої праці, але і ваше здоров’я. Тому, по-перше, не потрібно використовувати в якості меблів для сидіння звичайний стілець, по-друге, робоче крісло краще купувати велике, м’яке і зручне. Таке, в якому ваша спина буде почувати себе максимально комфортно.

Окрім місця для сидіння, дуже велику увагу слід приділити освітленню, оскільки від цього залежатиме ваш зір, який дається вам один раз в житті. Якщо домашнє робоче місце вимагає штучного освітлення, то воно повинно бути максимально якісним. Світло повинне падати зліва (для правші), лампи повинні бути приємного для очей спектру, не надто потужні і розташовані на оптимальній відстані.

Тепер трохи про те, що повинно знаходитися на вашому робочому місці. Перш за все, звичайно ж, те, що необхідне вам для роботи: комп’ютерна техніка, канцелярське приладдя, документи. Все це повинно бути розкладено таким чином, щоб ви могли швидко знайти, зручно використовувати і швидко повернути на місце кожен необхідний предмет. Для організації робочого місця вдома (як, втім, і в офісі) в цьому плані зручно використовувати японську систему 5S.

Допускається зберігати на своєму робочому місці і певні речі, які не відносяться до робочого процесу, але важливі для вас і які будуть вас «морально підтримувати» та допомагати в роботі: фотографії близьких, сувеніри, ікони і т.п. Однак, в будь-якому випадку робоче місце не повинно бути захаращене, оскільки це однозначно негативно впливатиме на продуктивність вашої праці.

Що стосується колірної гами робочого місця вдома, то це, звичайно ж, питання індивідуального смаку, але в будь-якому випадку варто уникати надто яскравих тонів (які будуть відволікати) і надто темних (які будуть пригнічувати). Мабуть, краще, якщо це буде що-небудь світле та нейтральне. Якщо сторонні звуки з сусідніх приміщень сильно відволікатимуть вас від роботи, то доведеться подбати про гарну звукоізоляції дверей. Однак, повторюся, не кожному добре працюється в абсолютній тиші: багато продуктивніше трудяться, наприклад, коли в кімнаті неголосно грає радіо або улюблена музика.

Це були деякі корисні поради про те, як організувати робоче місце вдома. В принципі, нічого надприродного в цьому немає: найголовніше, щоб воно було затишним і зручним. Ну а більш конкретні ідеї та дизайн для робочого місця вдома ви при бажанні завжди знайдете на тематичних сайтах.

Правило повітряної кулі

Сьогодні буде невелика стаття, в якій я розгляну важливий життєвий принцип, що отримав назву правило повітряної кулі. Ви дізнаєтеся, що означає це правило та як слід застосовувати його на практиці: я спеціально розгляну приклади із самих різноманітних життєвих сфер людини, у тому числі і з фінансової сфери, яка цікавить нас в першу чергу.

Отже, суть правила повітряної кулі дуже проста: щоб набирати висоту — потрібно викидати весь баласт. Уявіть собі, що ваше життя, ваш розвиток, ваше місце в житті — це повітряна куля. Якщо в ній буде багато баласту — ви взагалі не зможете злетіти. Якщо ви вже злетіли — ваш політ ніколи не буде вічним: в якийсь момент ви почнете втрачати висоту. І тоді, щоб уникнути падіння, буде потрібно знову скидати баласт. І чим вище ви захочете піднятися — тим більше баласту доведеться скинути.

правило повітряної кулі

правило повітряної кулі

Тепер згадайте, що відбувається, коли ви проводите в будинку генеральне прибирання. Ви викидаєте величезну кількість різноманітного мотлоху, абсолютно непотрібних речей. І відразу після цього стає чисто, просторо, навіть настрій піднімається і легше дихається. Так от, такі ж «прибирання» потрібно проводити і в своєму житті, причому, краще всього не чекати, поки там накопичаться гори непотрібного мотлоху, а позбавлятися від непотрібного баласту відразу ж після його появи. Тоді у вас в житті завжди буде відчуття чистоти, простору, свіжості, а головне- позитивний настрій.

Як можна застосувати правило повітряної кулі в житті? Я бачу, що в інтернеті його найчастіше приписують до особистих відносин. У тому плані, що старі відносини потрібно викидати, як зайвий вантаж з повітряної кулі, щоб вони не заважали розвитку нових. Думаю, з цим можна погодитися, але давайте розглянемо, як застосовувати правило повітряної кулі до інших сфер людської життєдіяльності.

Приміром, ви хочете заробити багато грошей. У вас є певні ідеї щодо відкриття власної справи, яка, як вам здається, дозволить вам почати реалізовувати свою мрію. Але у вас просто немає часу для цього, тому що його займає та робота, на яку ви ходите зараз, яку ви не любите, але терпите, тому що вам здається, що вона дає «хоч якусь стабільність».

Так можливо, слід застосувати правило повітряної кулі і залишити ненависну роботу на дядька, як баласт, який заважає вашому розвитку? Або навіть не в такому глобальному, а в повсякденному плані. Якісно виконувати свою роботу вам заважають так звані пожирачі часу: шкідливі звички, соціальні мережі, заняття особистими справами під час роботи і т.д. Через страждає кількість і якість виконаної роботи і, відповідно, ваш заробіток.

Терміново застосовуйте правило повітряної кулі і відкидайте все зайве: тоді ви зможете полетіти вгору, замість того щоб бовтатися на місці або навіть втрачати висоту. Точно так само і в будь-яких інших ситуаціях: якщо ви відчуваєте, що у вас є якийсь баласт, що заважає вам розвиватися, заважає здійснити задумане — відкиньте його і рухайтеся вперед замість тупцювання на місці.

Тепер ви знаєте, що являє собою правило повітряної кулі і як застосовувати його в життя. Дійте і у вас все вийде!

Організація робочого місця: система 5S

Сьогодні я хочу розглянути таку важливу складову тайм менеджменту як організація робочого місця і розповісти вам, що являє собою японська система 5S (5С), що дозволяє оптимізувати робочий процес та підвищити ефективність роботи. Японці завжди славилися високою ефективністю та продуктивністю праці. У Японії використовуються свої підходи до робочого процесу, свої принципи тайм менеджменту, одним з яких якраз і є правильна організація робочого місця.

Система 5S була розроблена в Японії в післявоєнний час, коли потрібно було швидко відновити країну після масштабних потрясінь. Вона активно використовується на багатьох японських підприємствах і по сьогоднішній день, мало того, стала настільки популярною, що успішно «перекочувала» і в багато інших країн світу. Розглянемо, що таке система 5 S, чим вона може бути корисна кожному з нас і як застосовувати її в повсякденній роботі для підвищення особистої ефективності.

Японська система 5S — це грамотний підхід до організації робочого місця, що включає в себе 5 компонентів, що дозволяють використовувати його максимально ефективно, домагатися максимальної продуктивності праці, заощаджуючи при цьому час та енергію. Організацію робочого місця за системою 5S можна схематично представити наступним чином:

організація робочого місця

організація робочого місця

Тепер розгляну докладніше, що мається на увазі і що означає кожен елемент запропонованої системи 5 S. Організація робочого місця по системі 5S повинна відповідати п’яти правилам, кожне з яких починається з букви «С» як в оригіналі, так і в літературному російському і англійському перекладі:

1. Сортування (Сеірі, Sort).
2. Дотримання порядку (Сеітон, Set in order), дослівно — «акуратність».
3. Утримання у чистоті (Сеісо, Shine), дослівно- «прибирання».
4. Стандартизація (Сеікецу, Standardize), дослівно — «підтримання порядку».
5. Удосконалення (Сіцуке, Sustain), дослівно — «виховання», «формування звички».

Розглянемо, які заходи повинні включати в себе всі 5S японської системи.

1). Сортування — перший елемент організації робочого простору за системою 5С має на увазі поділ всіх предметів на потрібні і непотрібні з метою позбавлення від останніх. Щоб застосувати це правило, уважно огляньте свій робочий стіл і все, що на ньому знаходиться, після чого розділіть всі ці предмети на 3 категорії:
• Завжди потрібні речі — те, що використовується вами в робочому процесі щодня;
• Іноді потрібні речі — те, що використовується вами в робочому процесі періодично, але не часто;
• Непотрібні речі — те, що взагалі не використовується вами в робочому процесі.

Всі предмети, що потрапили в третю категорію, необхідно попросту прибрати зі свого робочого столу, а речі з перших двох категорій правильно розкласти. Як саме — дізнаєтеся далі.

2).Дотримання порядку- друге правило системи 5S передбачає розподіл потрібних для роботи предметів на робочому місці з максимально зручним способом з точки зору їх подальшого використання. Ці предмети необхідно розташувати із дотриманням норм безпеки та із урахуванням можливості максимально швидкого і зручного користування ними. Для цього рекомендується використовувати 4 критерії:

• Чільне місце. Завжди потрібні речі повинні бути розташовані на робочому столі так, щоб вони були на виду.
• Можливість легко взяти предмет. Організація робочого місця повинна бути проведена таким чином, щоб кожен необхідний предмет людина могла легко і без утруднень взяти зі свого місця.
• Можливість легко використовувати предмет. Деякі потрібні речі необхідно не брати в руки, а просто користуватися ними (наприклад, монітор). Тому вони повинні бути розташовані з урахуванням зручності використання.
• Можливість легко повернути предмет на своє місце. Згідно із системою 5S, на своєму робочому місці необхідно забезпечити можливість не тільки швидко взяти предмет, але й швидко повернути його на своє місце (наприклад, якщо ви витягнете нижню папку зі стосу — можливості швидко повернути її назад вже не буде).

3).Утримання в чистоті — слідуючи правилам організації робочого місця за системою 5C, необхідно утримувати свою робочу область в повній чистоті. Для цього рекомендується виконати наступні дії:

• Розбити робоче місце на зони, кожна з яких матиме своє призначення (наприклад, зона розташування комп’ютерної техніки, зона розташування канцелярського приладдя, зона розташування документів і т.д.);

• Регулярно проводити прибирання робочого місця для підтримання його в чистоті. Для цього при плануванні робочого дня слід відразу виділяти 5 хвилин на проведення збирання свого місця. Найзручніше робити це в кінці робочого дня.

4).Стандартизація. Як я вже писав, у системі організації робочого місця 5S стандартизація означає підтримання порядку, тобто, регулярне дотримання всіх перерахованих правил системи, прийняття їх за якийсь робочий стандарт, відхилення від якого неприпустимо. На підприємствах впровадження стандартизації означає закріплення правил системи 5S в якому небудь внутрішньому нормативному документі, обов’язковому для виконання всіма працівниками, ну а в особистому плані тут доведеться проявити самодисципліну і нести відповідальність за виконання стандартів перед собою.

5).Удосконалення. В оригінальному перекладі останнє правило системи 5S означає «виховання» і «вироблення звички». Тобто, воно говорить про те, що всі ці дії повинні поступово стати корисною звичкою і тоді далі вони будуть відбуватися автоматично, підвищує ефективність робочого процесу на постійній основі. До речі, виробити у себе таку корисну звичку вам допоможе правило 21 дня.

Безсумнівно, організація робочого місця за системою 5S дозволить усунути всі наявні безлади і елементи хаосу в робочому процесі, а тому зробить використання робочого часу більш ефективним і, як наслідок, підвищить продуктивність праці. Звичайно ж, якщо мова йде про впровадження системи 5С на підприємстві, то найкращого результат можна досягти лише при одночасному залученні до системи всіх співробітників. Ну а в особистому плані організувати своє робоче місце за системою 5S набагато простіше: для цього буде потрібно лише самодисципліна та самоконтроль.

Тепер ви знаєте, що таке організація робочого місця 5S і як її слід застосовувати. Сподіваюся, що це допоможе вам у процесі саморозвитку та самовдосконалення. Залишайтеся на нашому сайті, де ви завжди зможете ознайомитися з іншими корисними рекомендаціями для досягнення успіху в особистому і фінансовому плані. До нових зустрічей!

При використанні матеріалів сайту посилання на Invest-Program.com.ua обов'язкове. Design by Prostorunet